​Как ставить задачи, чтобы их выполняли: когда проблема в руководителе

Как ставить задачи, чтобы их выполняли: когда проблема в руководителе

Работа выполнена кое-как, и руководитель винит сотрудника, это аксиома. Но если количество халтуры растет по экспоненте, стоит задуматься. В этот момент важно учитывать мотивацию команды и то, как правильно ставить задачи сотрудникам, чтобы каждый понимал свою ответственность за результат.

Обычно сотрудники не слышат руководителя по двум причинам: не могут или не хотят. С первой легко справиться — руководителю достаточно пересмотреть формулировки задач и наладить коммуникации с командой. Со второй сложнее — возможно, неизбежна замена сотрудника.

Когда проблема в руководителе 

1. Отсутствие конкретики

Мозгу необходимы конкретные ориентиры — чем точнее и подробнее сформулирована задача, тем выше вероятность ее корректного выполнения. В рабочих вопросах категорически нельзя допускать субъективной интерпретации, иначе есть риск столкнуться с ошибочным видением ситуации. Чем конкретнее сформулирована рабочая инструкция, тем легче делегировать задачи и меньше риск недопонимания.

Как не надо: 

• «Сделай красиво».
• «Подготовь отчет».
• «Разберись с этим».
• «Напиши текст про новый продукт».

Как надо: 

• «К 18:00 подготовь отчет на пять страниц с анализом продаж за квартал. Обязательно включи в него график продаж помесячно, график роста количества покупателей и основные выводы».
• «Напиши текст для лендинга о новом продукте. 1500 знаков, акцент на выгодах, язык простой, понятный. Дедлайн — завтра к 12:00».

2. Работа вне контекста 

Сотрудник должен осознавать конечную цель своей работы и понимать, на какую целевую аудиторию она рассчитана. Помните: чем выше профессиональный уровень исполнителя, тем больше он ценит детали. Контекст помогает выстроить управление командой и показывает, как конкретная задача связана с целями подразделения и всей компании. Как не надо: «Сделай презентацию к завтрашнему собранию».Как надо: «Презентация нужна для топ-менеджмента. Им важны цифры, краткость и четкость. 10 слайдов, сделай акцент на росте прибыли».

3. Приоритеты и дедлайны не расставлены

Нет временных границ — нет результатов. Не забывайте о том, что сотрудник вправе самостоятельно планировать свое рабочее время и расставлять или не расставлять приоритетность задач. По крайней мере, если за него это не сделал руководитель. 

К сожалению, проактивность, которую часто упоминают в резюме, присуща единицам. Фактически руководитель показывает, как правильно ставить задачи по приоритетам и на чем сосредоточить внимание в первую очередь. 

Как не надо: «Займись этим».

Как надо: «До 14:00 среды нужен результат».

4. Нет обратной связи 

Любую проблему можно предвидеть и предотвратить. Нужно всего лишь вовремя включиться в рабочий процесс, скорректировать план и направить сотрудника. Это правило работает, когда подчиненные понимают, что просить помощи нормально и вовсе не страшно. Поэтому руководителю необходимо регулярно, но ненавязчиво давать обратную связь и своим примером показывать, как можно. Регулярная обратная связь снижает тревожность, облегчает коммуникацию с подчиненными и помогает вовремя корректировать направление работы, не дожидаясь провала. 

Как не надо: 

• Поставили задачу — забыли про нее. 
• Получили не то — внесли правки сами без объяснения.

Как надо: 

Контролировать процесс не ради контроля, а ради помощи: 

• «Как продвигается? 
• Что мешает? 
• Нужны ли уточнения?»

Итак, повторим. 

Вопросы, на которые должна отвечать поставленная задача: 

• Что конкретно нужно сделать?
• Как, зачем, для кого?
• Когда и в каком формате сдавать?

Ответы на эти вопросы помогают руководителю системно отрабатывать постановку задач и формируют базовые управленческие навыки.